Keuntungan Menggunakan Document Imaging

File atau dokumen merupakan arsip penting yang harus dijaga serta memiliki fungsi tertentu dalam bidang perkantoran. Data-data tersebut yang berbentuk hardcopy dapat dijadikan sebagai bukti atau pertanggungjawaban jika suatu saat dibutuhkan kembali. Jangan menganggap sepele data atau dokumen meskipun hanya secarik kertas biasa, namun manfaat dan fungsinya sangat dibutuhkan sekali suatu saat nanti sebagai bukti atau lembar pertanggungjawaban. 

Jika suatu dokumen atau file biasanya disimpan dalam bentuk arsip pada sebuah rak atau laci khusus tempat penyimpanan dokumen, tapi seiring perkembangan zaman dan kecanggihan teknologi saat ini dokumen berbentuk hardcopy dapat diubah kedalam file softcopy yang dapat disimpan pada sebuah file komputer. Dengan menggunakan document imaging Anda tidak perlu repot lagi menyimpan berkas-berkas dalam lemari penyimpanan, cukup dengan 1 komputer Anda bisa menyimpannya dengan rapih, aman dan tetap terjaga. Adapun keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika file tersebut berbentuk sofcopy adalah sebagai berikut:

Untuk mempermudah pencarian dokumen yang sudah disimpan. File yang sudah disimpan dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat karena sudah di index sesuai kode-kode file tersebut.

Dokumen akan lebih mudah dibagikan. Sebagai contoh jika bagian divisi kepegawaian meminta data pegawai, maka bagian kearsipan atau administrasi akan mengirimkannya ke bagian divisi kepegawaian dengan cepat dan tepat.

Dokumen dapat dipergunakan oleh beberapa orang sekaligus, data yang sudah di simpan dapat dibaca oleh beberapa orang sekaligus meskipun jarak, waktu dan tempat berbeda dengan memanfaatkan koneksi internet.

Memungkinkan dokumen untuk diberi level akses yang berbeda. Karena sifat dokumen sangat rahasia, maka tingkat kerahasiaannya pun dapat diatur sesuai kebutuhan.

Penyimpanan lebih aman. Karena file komputer disimpan secara aman dalam sebuah aplikasi software, maka tingkat keamanannya pun lebih tinggi dibandingkan dengan file dokumen yang disimpan dalam lemari.

Itulah beberapa keuntungan document imaging yang bisa Anda manfaatkan sebagai penyimpanan dokumen yang lebih aman dan dapat terkontrol dengan baik.